ساختار سازمانی شرکتهای تعاونی تولید روستایی

شرکت تعاونی، سازمانی است مرکب از افراد که به طور داوطلبانه و به منظور حصول اهداف مشترک دور هم جمع شده و یک سازمان اجتماعی و اقتصادی و در نوع خاص خود فرهنگی (در سطح روستا) که بر اساس قوانین تهیه شده (اساسنامه) تشکیل و آغاز به کار کرده است.
در این مجموعه، هر یک از اعضاء در تامین سرمایه سهیم بوده و به سهم خود مسئولیت سود و زیان ناشی از عملیات را که خود به نحو موثر در آن شرکت داشته اند، بر عهده گرفته اند. به عبارت دیگر، شرکت تعاونی سازمانی است مرکب از گروهی که به تشابه نیازهای یکدیگر پی برده و بر اثر رشد فکری، خلاقیت، عقیده و اعتقاد برای شکل جدید مدیریتی در سطح روستاها و گروههای تعاونی تحت امر شرکت مربوط ایجاد نماید.
یک شرکت تعاونی دارای ارکانی می باشد و هریک از آنها دارای وظایفی می باشند. ارکان شرکت عبارتست از: مجمع عمومی هیأت مدیره و بازرسان.

مجمع عمومی
مجمع عمومی شرکتهای تعاونی تولید روستایی یکی دیگر از ارکان سازمانی شرکتهای تعاونی می باشد که با حضور نمایندگان گرو ههای تعاونی تشکیل می گردد و شامل مجمع عمومی عادی و مجمع عمومی فوق العاده می باشد:
الف – وظایف مجمع عمومی عادی شرکتهای تعاونی تولید روستایی مطابق اساسنامه به شرح زیر تعریف شده است:
1- رسیدگی و اتخاذ تصمیم درباره ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت پس از شنیدن گزارش هیأت مدیره و بازرسان
2- انتخاب هیأت مدیره، بازرسان و یا تغییر هر یک از آنان
3- گرفتن تصمیم در باره گزارشها و پیشنهادهای حسابرسان بر اساس نتایج حسابرسی شرکت
4- تعیین خط مشی برنامه های شرکت تصویب بودجه سالانه و تعیین ضوابط لازم برای حقوق دستمزد میزان تضمین مدیر عامل و کارکنان شرکت بنابر پیشنهاد هیأت مدیره
5- گرفتن تصمیم نسبت به ذخایر، پرداخت سود سهام و مازاد برگشتی و تقسیم آن
6- اتخاذ تصمیم درباره پیشنهادهای هیأت مدیره در مورد اعتبارات درخواستی و یا سرمایه گذاری شرکتهای اتحادیه های تعاونی و موسسات تولیدی
7- تصویب آیین نامه های داخلی
8- تصویب گزارش تغییرات سرمایه در دوره مالی قبلی و تعیین مبلغی برای بازپرداخت سهام اعضاء
9- اتخاذ تصمیم درباره عضویت شرکت در اتحادیه تعاون روستایی و میزان سهام با حق عضویت سالانه
10-اتخاذ تصمیم درباره شکایات عضوی که اخراج شده است و ...
11-اتخاذ تصمیم در سایر امور

وظایف مجمع عمومی فوق العاده نیز به شرح زیر است:
1- تغییر مواد اساسنامه
2- انحلال شرکت
3- ادغام شرکت با شرکت یا شرکتهای تعاونی روستایی دیگر
4- تصمیم گیری نسبت به عزل یا قبول استعفای هیئت مدیره
5- تغییر محدوده هر گروه تعاونی

هیئت مدیره
هیئت مدیره شرکتهای تعاونی تولید روستایی متشکل از ش5 نفر عضو اصلی و 3 نفر عضو علی البدل می باشد که توسط مجمع عمومی عادی و از بین نامزدهای معرفی شده برای مدت 2 سال انتخاب می شوند که حائزین اکثریت آرا به عنوان اعضاء اصلی و نفرات بعدی به عنوان اعضاء علی البدل شناخته می شوند. اعضا اصلی هیئت مدیره از بین خود رئیس نایب رئیس و یک نفر منشی را انتخاب خواهد نمود.
الف: وظایف و حدود اختیارات هیئت مدیره
وظایف و حدود اختیارات هیئت مدیره به شرح زیر می باشد
1- دعوت مجمع عمومی عادی و فوق العاده
2- اداره امور شرکت مطابق اساسنامه و تصمیمات مجمع عمومی
3- نصب و عزل و قبول استعفای مدیر عامل و نظارت بر عملیات وی و پیشنهاد میزان حقوق مدیر عامل به مجمع
4- قبول درخواست عضویت در شرکت تعاونی
5- اخذ تصمیم نسبت به تقاضای انتقال سهام اعضا به یکدیگر
6- دریافت استعفای هر یک از اعضای هیئت مدیره
7- نظارت به مخارج جاری شرکت و رسیدگی به حسابهای شرکت و ارائه به بازرسان
8- تسلیم به موقع گزارش مالی و ترازنامه سالانه شرکت به بازرسان و مجمع عمومی
9- تهیه و تنظیم طرح ها و برنامه ها و بودجه و سایر پیشنهادات و تقدیم آن به مجمع عمومی جهت اتخاذ تصمیم
10-انتخاب نماینده از بین اعضا برای حضور در جلسات مجامع عمومی شرکتها و اتحادیه ای تعاونی که در آنها مشارکت دارد
11-تهیه و تتنظیم دستورالعمل های داخلی تعاونی و تقدیم آن به مجمع عمومی
12-تعیین و معرفی صاحبان امضای مجاز برای امضای قراردادها و اسناد تعهد آور
13-استخدام و اخراج کارکنان شرکت با توجه به پیشنهاد مدیر عامل براساس آیین نامه و ضوابط مصوب در مجمع و قانون کار
14-اخذ تضمین کافی از مدیر عامل و سایر کارکنان شرکت که دارای ابواب جمعی و مسئولیت مالی هستند

ب: وظایف هیأت مدیره در ارتباط با اعضاء
اعضای هیأت مدیره در مجامع عمومی به وسیله آراء اکثریت اعضاء در مجامع عمومی عادی انتخاب می شوند و از نظر شرعی و قانونی نمایندگان اعضاء جهت اداره امور شرکت می باشند و در قبال آراء و اعتمادی که اعضا به آنها داشته اند، وظایف و مسئوولیتهایی بر عهده دارند که اهم آنها به شرح زیر است:
1- دفاع از حقوق اعضاء: مهمترین وظیفه هیأت مدیره دفاع از حقوق اعضا، حفظ و حراست سرمایه های آنهاست.
2- اجرای مصوبات مجمع: در پی تصمیمات متخذه در نشست ها، مجمع می باید نظارت صحیح بر اجرای مصوبات مجمع داشته باشند.
3- انعطاف پذیری: در قبول و یا رد پیشنهادها و انتقادات اعضاء برای پیشرفت اهداف شرکت داشته باشند.
4- آگاه سازی اعضاء: درباره امور شرکت در گردهمایی های تشکیل شده مجمع

وظایف مدیر عامل
اعضای شرکت ( مجمع عمومی ) هیأت مدیره را انتخاب می کنند و هیأت مدیره با بررسی های آگاهانه، فرد واجد شرایط را ازمیان اعضاء به غیر از (اعضاء هیأت مدیره منتخب و بازرسان) به سمت مدیر عامل گزینش و صورتجلسه ای به همین منظور تنظیم و به همراه پذیرش وی در سه نسخه به مدیریت سازمان تعاون روستایی شهرستان ارسال و پس از تأیید مدارک به اداره ثبت محل ارسال می شود.
باید توجه داشت که اعضاء مستقیماً در انتخاب مدیرعامل نقشی ایفا نمی کنند و این وظیفه بر عهده هیأت مدیره منتخب می باشد.
شخصی که به سمت مدیر عامل شرکت برگزیده می شود، می باید توانایی های لازم را جهت تصدی پست یاد شده داشته باشد که بتواند با تدبیر و کسب اطلاعات لازم، شرکت را در موقعیتهای تازه قرار دهد و این کار زمانی حاصل خواهد شد که شرایط ذیل را داشته باشد:
الف- مدیر عامل انضباط و صحت عمل کافی در کارها از خود بروز دهد زیرا تمام کارکنان به عملکرد وی توجه دارند و اگر نظم و درستی کارها و رفتار مدیریتی از وی مشاهده نشود، شرکت با ضعف مدیریتی در کوتاه مدت رو به رو خواهد شد.
ب – آگاهی لازم از امور بازرگانی، اقتصادی، مالی و دیگر داد و ستدها داشته و یا در پی کسب آن باشد تا ضرری از این ناحیه شرکت را تهدید نکند
ج- حسن رفتار با هیأت مدیره، اطلاع رسانی کافی از موضوعات مطروحه، کسب مجوز از هیأت مدیره برای انجام کارهای عام المنفعه برای تک تک اعضای شرکت و کمک به بازرسان در راستای انجام صحیح وظایف محوله.
د- حسن خلق و انعطاف پذیری به منظور پاسخگویی به انتظارات اعضای شرکت
ه – انجام وظایف قانونی و خودداری از تاثیر پذیری از افراد ذی نفوذ در شرکت و هیأت مدیره و بی طرف بودن در مسائل که به انجام ضوابط قانونی منجر شود
و- توجه به خلاقیت ها و نوآوری ها و پشتیبانی از این نوع تفکر در میان اعضاء که موجب پیشرفت شرکت گردد
ز- توجه به آموزش که از سوی سازمان تعاون روستایی در طی سال برای روستاییان اندیشیده می شود
خ- در نبود مدیر عامل (حوادث پیش بینی نشده) یکی از اعضای هیأت مدیره می تواند وظایف مدیر عامل را به طور موقت بر عهده بگیرد.

3- بازرسان شرکت
مجمع عمومی دو نفر را به عنوان بازرس اصلی و یک نفر را به عنوان بازرس علی البدل از بین اعضاء شرکت و با رای مخفی و اکثریت نسبی برای مدت دو سال مالی انتخاب می کند. بازرسان انتخاب می شوند تا در فرایند مدیریت شرکت تعاونی به وکالت از سوی آنان نظارت و بازرسی امور را بر عهده داشته باشند.
بدین ترتیب مشخص می گردد که نقش بازرسان بسیار مهم و و تعیین کننده است. زیرا در فرایند مدیریت هر سازمان، نظارت و بازرسی به منزله »خط نگه دار» روند امور در جهت نیل به سوی اهداف پیش بینی شده محسوب می شود. به این معنا که مسیر فعالیتها را در جهت آرمانی، عدالت، منطق و نظام مدار هموار می سازند و از کجرویها و بی راه رفتن آن ممانعت به عمل می آورند. حال چنانچه، بازرسان به عنوان افراد ناظر بر امور، وظایف خویش را به درستی و قانون مدارانه انجام دهند، امور تعاونی در بستری مطمئن، هدفمند و منظم به سوی تحقق اهداف مورد نظر اعضاء پیش خواهد رفت.
با توجه به مطالب یاده شده، مسئولیت سنگین بازرسان در جهت حفظ منافع اعضا و نیز بازویی توانا برای توسعه هر شرکت تعاونی خواهد بود اگر بازرسان مسئولیت خود را به خوبی اجرا کنند، یقیناً می توانند نیروی محرکه ای برای توسعه تعاونی ذیربط باشند.
یک بازرس موثر و مطلوب جدای از رعایت قوانین و مقررات مربوطه می بایست از شایستگیها، تواناییها و خصوصیات خاصی برخوردار باشد تا بتواند مسئولیت بازرسی و نظارت را با موفقیت به انجام رساند و در جهت بقای تعاونی و حفظ منافع اعضاء گامی موثر بردارد.
برخی از مهمترین وظایف و ویژگی های یک بازرس موفق شرکت تعاونی به شرح زیر است:
1- تعهد: بازرسان شرکتهای تعاونی خود را متعهد به اصول و آرمانهای نهضت تعاونی، بقاء و توسعه شرکت تعاونی ذیربط و نیز متعهد به حفظ منافع اعضاء می دانند.
2- آگاهی از تصمیمات: بازرسان شرکتهای تعاونی با شرکت فعال و مستمر در جلسات هیآت مدیره از وضعیت برنامه ها، فعالیتها و فرایند تصمیم گیری مدیران مطلع می شوند و با شناخت و آگاهی و آمادگی به نظارت امور می پردازند.
3- تامین منافع اعضا ء: بازرسان شرکتهای تعاونی وکیل اعضاء و حافظ منافع آنان است. آنها خود را موظف میدانند که کلیه حقوق مادی و معنوی اعضاء را تامین کند.
4- بررسی و حسابها و دفاتر: بازرسان در جهت حفظ منافع اعضاء، امور مالی و حسابهای تعاونی ذیربط را همواره کنترل و بررسی می نمایند و در صورت لزوم هزینه های بی مورد و گزاف را که عوایدی نصیب اعضا نمی کند، را حذف می کند.
5- اطلاع رسانی به اعضاء: بازرسان در واقع پل ارتباطی بین اعضاء و مدیران شرکت تعاونی می باشند و نتایج بازرسی های خود از امور تعاونی و فعالیتهای هیأت مدیره به اطلاع اعضا می رسانند. اعضاءبر پایه اطلاات اخذ شده از سوی بازرسان قادر خواهند شد در مجامع اظهار نظر، پیشنهاد و انتقادات منطقی و آگاهانه ارائه کنند و مدیران را برای تامین خواسته های منطقی خود متقاعد سازند.
6- رسیدگی به شکایات اعضاء: به موجب اساسنامه شرکتهای تعاونی یکی از وظایف اساسی بازرسان رسیدگی به شکایات و در خواستهای اعضا در فاصله بین تشکیل دو مجمع می باشد. از این رو بازرسان می بایست با گوش شنوا به استقبال شکایت اعضا بروند و آنها را تا کسب نتیجه پیگیری کنند.
7- بررسی گزارشات مالی: بازرسان شرکتهای تعاونی ترازنامه سالانه و عملکرد مالی شرکت تعاونی را که مدیران تعاونی برای ارائه گزارش مالی به مجمع عمومی تحویل می دهند قبل از تشکیل مجمع عمومی مطالعه و مورد رسیدگی قرار می دهند و انتقادات و پیشنهادهای خود را به اطلاع اعضا می رسانند. (عباسی، محمدرضا. نشریه تعاون)